ICS03.100.01 A02 中华人民共和国国家标准 GB/T31085—2014 国际货运代理单证签发规范 Normsofissuingdocumentsforinternationalfreightforwarders 2014-12-22发布 2015-07-01实施 中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局 中国国家标准化管理委员会发布前 言 本标准按照GB/T1.1—2009给出的规则起草。 本标准由中华人民共和国商务部提出。 本标准由全国国际货运代理标准化技术委员会(SAC/TC489)归口。 本标准起草单位:浙江胜马国际货运代理有限公司、深圳市坤鑫国际货运代理有限公司、上海新景 程国际物流有限公司、国富通信息技术发展有限公司、四川锦程国际货运代理有限责任公司、广东华光 国际货运代理有限公司、厦门通程物流有限公司、义乌市金隆国际货运代理有限公司、民生国际货物运 输代理有限公司、重庆美联国际物流(集团)有限公司、锦程物流(集团)有限公司、重庆市国际货运代理 协会、新疆托木尔货运代理有限公司。 本标准主要起草人:林忠、何瀚伟、冯建萍、高爽、陈峥、姚树红、裴蕾、任中伟、李枫、刘媺姗、曾真、 李红兵、郑俊华、金旭峰、刘露、刘军、杨希江。 ⅠGB/T31085—2014 引 言 本标准与GB/T26319《国际货运代理单证标识符编码规则》、GB/T26321《国际货运代理业务数据 元》、GB/T28530《国际货运代理系列单证 单证数据项》、GB/T28532《承运人标识符编码规则》、 GB/T28831《国际货运单证缮制规范》、GB/T28832《国际货运单证缮制质量要求》、GB/T30058《国际 多式联运单据备案与查询规则》、GB/T31084《国际货运代理运输单证交接规范》、SB/T10798《电子提 单格式规范》、SB/T10799《国际货运代理海运提单》、SB/T10800《国际货运代理多式联运提单》、 SB/T10801《电子航空货运分运单格式规范》、SB/T11004《电子提单(物权凭证)使用规范》、 SB/T11005《电子提单(物权登记)服务系统规范》、SB/T11006《电子一般原产地证明书格式规范》、 SB/T11008《用于贸易融资的电子信息查询规范》等标准构成一套相对完整的单证管理标准体系,对促 进我国贸易物流便利化,支持服务贸易持续健康发展,都具有重要的战略意义。 单证管理标准体系还将不断完善,其他相关标准也即将陆续颁布实施。 ⅡGB/T31085—2014 国际货运代理单证签发规范 1 范围 本标准规定了国际货运代理单证签发的一般要求和机构组织管理、资格和权限管理、风险控制、签 发条件、签发流程、审核、电子单证签发、单证管理等的规范。 本标准适用于国际货运代理及其相关行业的企业,亦可作为企业或管理机构进行单证管理的 依据。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文 件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。 GB/T22151 国际货运代理作业规范 GB/T26319 国际货运代理单证标识符编码规则 GB/T28831 国际货运单证缮制规范 GB/T28832 国际货运单证缮制质量要求 GB/T30058 国际多式联运单据备案与查询规则 GB/T31084—2014 国际货运代理运输单证交接规范 SB/T10798 电子提单格式规范 SB/T10799 国际货运代理海运提单 SB/T10800 国际货运代理多式联运提单 SB/T10801 电子航空货运分运单格式规范 SB/T11004 电子提单(物权凭证)使用规范 SB/T11005 电子提单(物权登记)服务系统规范 SB/T11006 电子一般原产地证明书格式规范 SB/T11008 用于贸易融资的电子信息查询规范 3 术语和定义 GB/T31084—2014界定的术语和定义适用于本文件。 4 一般要求 4.1 应建立完善的单证签发的管理制度。 4.2 签发的条件、程序和审核流程的设置应合理、可操作,达到内容、形式和时效并重,各环节相互配 合,相互监督。 4.3 签发人资格的准入管理和退出机制应严格、有效和可控。 4.4 业务组织与单证管理应相互衔接,并符合业务模式和业务状态的需求。 4.5 签发的对象、时间、地点、正副本份数应符合合同或委托书或单证上的规定。 1GB/T31085—2014 4.6 签发的单证表面应清洁、整齐,单证内容清楚易认。 4.7 签发的单证应无缺失、随附单证应准确、齐全。 4.8 签发审核记录应完整、充分。 5 组织机构管理 5.1 应设立企业内部的单证管理机构,明确相应的职能,并定期召集相关部门就单证签发制度的执行 情况、存在问题和重大事项等进行沟通、研究和决策。 5.2 应指定相应部门和专职人员负责单证的缮制、审核、签发以及相关印章的保管、使用。 5.3 应规范岗位职责,明确部门之间以及部门内部的协调关系与配合方法。 5.4 专职人员应熟悉业务种类和操作流程、单证缮制规范、单证签发规程、单证交接的流程和方式以及 单证存档要求等。 5.5 应定期对专职人员进行考核和培训。 6 资格和权限管理 6.1 单证签发企业的资质应符合GB/T22151的规定。 6.2 应建立单证签发人(包括指定或法律规定的代理人)资格的准入管理和退出机制。 6.3 单证签发人应接受专业技术培训并经考核合格后,可获得相应范围的签字资格。 6.4 如因工作变动、需改变、增加或撤销单证签发人的授权范围的,应以适当方式对外公布使交易相对 方知悉。 6.5 对企业签单章(印模图形)、签发人签名章、企业内部签单机构或人员的名称、制单人姓名、单证标 识符等,应及时更新并备案。 7 风险控制 7.1 单证签发人应熟知所应承担的所签发单证的风险。 7.2 所签发的单证,应符合业务模式和业务状态的需求。 7.3 宜采用国际公认并符合惯例的标准格式单证和条款。如需对格式条款进行变更或修改的,应进行 风险评估。参照SB/T10798、SB/T10799、SB/T10800、SB/T10801和SB/T11006的相关内容。 7.4 应对所签发单证的风险投保责任险。 7.5 应与指定代理就签发单证的相关权利、义务签订相应的代理协议,并对单证的保管、审核、签发、交 接、销毁和相关印章的保管、使用进行约定。 7.6 对法律规定的其他代理人,应在相关合同中对其签发权利进行约定。 8 签发条件 8.1 应根据不同运输方式的单证性质、格式、条款、时限要求以及贸易条款、运费支付、货物表面状况、 业务流程、批注、交货方式和对货物掌控状态设定不同的限定条件,而签发人应据此签发单证。 8.2 应根据不同运输方式的单证性质、格式、条款、时限要求以及贸易条款、运费支付、货物表面状况、 业务流程、批注、交货方式和对货物掌控状态设定不同的限定条件,而签发人应据此进行单证更改、更 正、补发或重新签发,并采取相应的风险防范措施。 2GB/T31085—2014 9 运输单证签发流程 9.1 在实际控制托运人交付的货物之后,应向托运人签发货物接收证明。 9.2 货物装运上指定的运输工具后,应缮制运输单证样本交由托运人确认。 9.3 托运人确认后,据此签发正本运输单证。 9.4 托运人凭货物接收证明换取正本运输单证。 10 审核 10.1 单证签发前,应进行合法性审核,审核的内容应包括但不限于: ———客户要求的单证格式是否与业务模式和业务状态相符; ———是否具备签发指定单证的资格; ———指定的单证与相关保险的承保范围是否相符; ———单证显示的签发日期是否与实际装运日期相符; ———单证上显示的货物描述、起运地/港、目的地/港、运输工具、签发地点是否与业务模式和业务状 态相符。 10.2 单证签发前,应进行业务性审核,审核的内容应包括但不限于: ———单证编号(标识符)在规定期间内是否是唯一的; ———托运人、收货人、通知人名称、地址及联系方式是否齐全; ———收货人是否是唯一的; ———针对某些运输模式,收货人是否为实际货物申报单位; ———运输工具名称或运输方式是否清楚、准确; ———货物描述,包括名称、数量、体积、重量等是否清楚、准确; ———起运地/港、目的地/港是否清楚、准确; ———运输条款、运费支付方式是否与业务模式和业务状态相符; ———签发日期、签发地点、正副本份数是否符合规定。 10.3 单证签发后,在交付客户前应进行一致性审核,审核的内容应包括但不限于: ———单证上载明的内容是否与客户的要求相一致; ———单证签发人是否与其在业务中所承担的角色相一致; ———实际签发的纸质正本单证份数是否与单证上显示的份数相一致; ———承运人签章是否清晰、准确; ———签章位置是否准确。 10.4 单证签发审核流程是否符合相应的规定,是否满足相应的限定条件。 10.5 单证上的批注是否准确,是否与实际情况、业务模式和业务状态相符。 10.6 单证缮制应符合GB/T28831和GB/T28832的规定。 10.7 应对签发的审核过程进行完整、充分地记录,包括审核的人员、内容、时间和方式等信息,使审核 过程具有可追溯性。 11 签发 11.1 经审核后,签发人应及时签发单证。 3GB/T31085—2014 11.2 如使用企业签单章(印模图形)、签发人签名章签发单证的,企业或签发人应指定专人负责企业签 单章(印模图形)、签发人签名章的使用与保管。 11.3 单证签发后,应及时做好签发记录。签发记录可